葬儀の日程をメールで聞くのって、ちょっとドキドキしちゃいますよね。
でも大丈夫です。いくつかのポイントを押さえれば、きっと相手の気持ちに寄り添った文面が書けるはずです。
まずは、メールの基本的な構成をおさえましょう。
- 件名は具体的で配慮のある内容に
- 本文では最初にお悔やみの言葉を
- 自己紹介と故人との関係を簡潔に
- 参列希望を伝え、日程や場所を尋ねる
- 遺族の健康を気遣う言葉で締めくくる
これらのポイントを押さえつつ、丁寧な言葉遣いで書くことが大切です。
葬儀日程を聞くメールの書き方の5つのポイント
では、それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。
適切な件名をつける
メールの件名は、受け取った人が内容をすぐに理解できるものが良いですね。
でも、ストレートすぎるのもNG。
といった形で、故人への敬意を示しつつ、内容が分かるものにしましょう。
お悔やみの言葉から始める
本文の最初は、必ずお悔やみの言葉から始めます。
でも、長々と書く必要はありません。
といった簡潔な一文で十分です。
自己紹介と故人との関係を述べる
お悔やみの言葉の後は、自分が誰なのか、故人とどんな関係だったのかを簡単に説明します。
といった感じですね。
参列希望を伝え、日程を尋ねる
自己紹介の後は、葬儀に参列したい旨を伝え、日程や場所を教えてほしいとお願いします。
こんな感じで書くと、丁寧さが伝わりますね。
遺族への気遣いの言葉を添える
最後に、遺族の方の健康を気遣う言葉を添えると良いでしょう。
こういった一言で、相手の気持ちに寄り添っていることが伝わります。
葬儀日程を聞くメールのNG例
気をつけたいのは、避けるべき表現や内容です。
忌み言葉を使わない
- 「重ね重ね」
- 「ますます」
- 「度々」
- 「続く」
- 「次に」
- 「引き続き」
といった言葉は使わないようにしましょう。
これらは縁起が悪いとされる「忌み言葉」です。
うっかり使ってしまうと、相手を不快にさせてしまう可能性があります。
死因を聞かない
どんなに気になっても、メールで死因を聞くのは避けましょう。
遺族の方の心情を考えると、とてもデリケートな話題です。
絵文字や顔文字を使わない
メールの中で絵文字や顔文字を使うのは絶対にやめましょう。
どんなに親しい相手でも、葬儀の日程を聞くような真面目な内容の場合は使用を避けるのが礼儀です。
葬儀日程を聞くメールの例文
では、実際のメール例文を見てみましょう。
基本的な例文
【件名】
山田太郎様の葬儀について
【本文】
拝啓このたびは山田太郎様のご逝去を悼み、心よりお悔やみ申し上げます。
私は山田様の会社の後輩、佐藤花子と申します。
葬儀に参列させていただきたく存じます。お手数をおかけして恐縮ですが、日程と場所をお知らせいただけますでしょうか。
大変な時期かと存じますが、どうかお体ご自愛ください。
敬具
このように、シンプルで丁寧な文面が基本です。
友人や知人への例文
友人や知人の場合は、少しくだけた表現を使っても構いません。
鈴木さんの葬儀について【本文】
○○さん
鈴木さんのご逝去、本当に残念です。心からお悔やみ申し上げます。私は大学の同級生の佐々木です。
葬儀に参列させていただきたいのですが、日程と場所が決まりましたら教えていただけますか？
大変な時期だと思います。無理なさらず、ご自愛ください。
このように、相手との関係性に応じて、表現を調整するのもポイントです。
葬儀日程を聞くメールのタイミング
メールを送るタイミングも大切です。
訃報から数日後が望ましい
一般的には、訃報が伝えられてから数日経ってからが適当とされています。
遺族の方も、葬儀の準備が一段落して、情報を共有しやすくなっている頃だと考えられるからです。
返信を急かさない
メールの最後に「ご都合の良いときにお返事いただければ幸いです」といった一文を添えるのもいいでしょう。
遺族の方の悲しみや忙しさを理解し、返信を急がせないという配慮が感じられます。
葬儀日程を聞く新しい方法
最近では、SNSやメッセージアプリを使って葬儀の日程を知らせるケースも増えてきています。
例えば、故人や遺族の方と共通の友人グループがある場合、そこで情報をシェアすることも。
また、オンライン上で葬儀の案内ページを作成し、URLを知らせるという方法も取られるようになってきました。
こういった方法なら、遺族の方の負担を減らしつつ、多くの人に情報を伝えられるというメリットがあります。
ただし、プライバシーの観点から、使用する際は十分な配慮が必要です。
遺族の方の意向を尊重し、適切な方法を選択することが大切ですね。
葬儀日程をメールで聞く際のよくある質問
葬儀日程を聞くメールについて、よくある質問をいくつか紹介します。
Q1: メールの返信がない場合はどうすればいいの？
A: 遺族の方は大変な状況にあるため、返信が遅れる可能性があります。
1週間程度経っても返信がない場合は、再度メールを送るか、可能であれば電話をしてみるのもいいでしょう。
ただし、押し付けがましくならないよう注意が必要です。
Q2: 葬儀の日程が合わない場合、どう伝えればいい？
A: 日程が合わない場合は、素直にその旨を伝え、お悔やみの気持ちを表すことが大切です。
といった形で伝えるのが良いでしょう。
Q3: 葬儀の日程を聞くのと同時に、お花や香典の話をしても良い？
A: お花や香典についての質問は、別のメールで行うのが望ましいです。
葬儀の日程を聞くメールは、シンプルに日程のみを尋ねるのが適切です。
お花や香典については、日程が分かってから改めて確認するのがマナーです。
まとめ
葬儀日程をメールで聞く際のポイントをおさらいしましょう。
- 件名は具体的で配慮のある内容に
- 本文は「お悔やみ」「自己紹介」「日程の確認」「気遣いの言葉」の順で
- 忌み言葉や絵文字は使わない
- 送るタイミングは訃報から数日後が適切
- 返信を急かさない配慮を忘れずに
大切なのは、遺族の方の気持ちに寄り添うこと。
心を込めて丁寧に書けば、きっと気持ちは伝わるはずです。
コメント